Vidraçarias e esquadrias: como montar uma agenda de instalação

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Vidraçarias e esquadrias: como montar uma agenda de instalação

Instalação de vidro e esquadria

Melhorias em seu plano de negócio e mais eficiência com os clientes ajudarão na imagem de sua empresa.

Se o que você deseja é atender mais rápido quem contrata os seus serviços, saiba que planejar uma agenda de instalação trará com êxito este resultado.

Há diversas maneiras de poupar tempo e otimizar os processos prestados por sua vidraçaria ou empresa de esquadrias. Com o objetivo de te auxiliar nesta missão, este guia reúne dicas de como montar um plano ideal para o seu negócio.  

Primeiro é importante ter em mente que o tempo de performance, planejamento e disciplina são alguns dos pontos que poderão transformar a sua vidraçaria ou empresa de esquadria em uma referência na área. Por isso, desenvolver um plano de atendimento e instalação é indispensável para o sucesso de sua empresa. 

Todos os requisitos necessários para manter um bom negócio no ramo precisam estar reunidos e serem sempre seguidos por empregadores e funcionários – a fim de destacar a imagem do empreendimento.  

A agenda é o instrumento ideal para pautar um retrato de seus serviços, produtos e o segmento em que atua. Através dela, você e sua equipe terão informações detalhadas de todos os mecanismos da empresa compilados em um só lugar – muito mais prático! 

Entre os  itens a serem trabalhados estão: cadastro, vendas, compras, financeiro, estoque, agendamento, custos, ferramentas e nota fiscal.  

Agrupar os tópicos acima facilita a rotina de sua vidraçaria! E quanto mais você contar com a tecnologia, melhor será o andamento de seu negócio a longo prazo.

Ter o auxílio tecnológico garantirá extenso banco de projetos realizados e ajudará na manutenção da empresa em todos os setores: contatos de clientes e fornecedores, contabilidade e mais… Tudo estará documentado e com fácil acesso.   

Ou seja, montar uma agenda de instalação garante mais agilidade nas propostas, atendimento e vendas. Também o número de trabalhos realizados e o lucro de seu negócio. 

Visto todos os benefícios, vamos às dicas práticas de como criar a agenda para vidraçarias e esquadrias! 

  • Separe a empresa em departamentos e crie uma rotina de trabalho 
  • Como montar sua agenda de instalação?
    • Criei um cadastro para toda a equipe
    • Isole estágios de produção
    • Desenvolva orçamentos pré-estabelecidos
    • Disponibilize canais ágeis para agendamento
    • Classifique o serviço em grupos pré-organizados 
    • Cadastre por completo o cliente com informações do serviço atualizadas
    • Oriente o consumidor dos detalhes do processo
    • Forneça informações sobre a manutenção do produto ou serviço prestado
    • Transporte do produto
    • Peça feedback
    • Desenvolva um diálogo e diretrizes com sua equipe caso a instalação não saia como o planejado
    • Mantenha todos os arquivos atualizados

Atualmente, empresas só se mantêm no mercado desenvolvendo um modelo exemplar de gestão. Por isso, como gestor, você sempre deve prezar pela administração de seu empreendimento, assim como valoriza os trabalhos entregues a cada cliente. Para dirigir uma vidraçaria e serralheria é preciso ir além de conhecimentos sobre fabricação e instalação.

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Para te auxiliar em todos esses processos, há inúmeros sistemas digitais de gestão acessíveis para o segmento – e nós reunimos os melhores deles neste artigo.

Separe a empresa em departamentos e crie uma rotina de trabalho

Antes de mais nada, para que a agenda funcione, é importante já ter implementado alguns sistemas de trabalho em sua empresa.

Primeiro é necessário que haja uma divisão de núcleos para que cada funcionário tenha de forma clara sua função operacional. 

Crie uma rotina de trabalho para facilitar o seguimento da agenda de instalação. É importante se certificar da jornada de trabalho, objetivos e metas de todos os departamentos, além das atividades principais (atendimento ao cliente, transporte, agendamento, suporte para a instalação, desenvolvimento e criação do produto).

Produção em empresa de esquadria

Como montar sua agenda de instalação?

Nos próximos tópicos, vamos explicar cada passo para você se familiarizar com as inúmeras possibilidades de montar uma agenda de instalação e otimizar as atividades de sua vidraçaria, visando aumento de projetos e lucro. 

Potencializar o seu tempo de instalação para esquadrias e vidraçarias proporciona diversos benefícios. Veja numerosas ações para diminuir o prazo de sua entrega neste texto.

Criei um cadastro para toda a equipe

Ao criar um cadastro para toda a equipe envolvida nas produções, você organiza os serviços de cada funcionário e otimiza o tempo de designação de cada instalação.

Com uma planilha alimentada diariamente com as atividades de cada um (datas e horários), ao surgirem novos clientes será mais rápido e prático alinhar a preferência do consumidor com as demandas da vidraçaria e encontrar quem estará disponível.

Isole estágios de produção

Após o cadastro dos funcionários, o próximo passo de montagem é categorizar os estágios de produção. Ou seja, a sequência de processos que sua equipe passará para entregar um projeto ao consumidor.

Essas tratativas costumam ser: orçamento aprovado, medição na obra, pedido, produção, início e término da instalação e, por fim, a entrega.

Desenvolva orçamentos pré estabelecidos

Aqui, a dica é otimizar ainda mais o tempo de sua equipe e ganhar pontos com o cliente por agilidade e interesse no trabalho pesquisado por ele. Liste os serviços e produtos com maior rendimento em sua empresa e desenvolva pré-orçamentos baseados em alguns pontos, como por exemplo medidas, tempo de instalação, espessuras da peça e mais. 

De modo que, quando o consumidor entrar em contato, seus funcionários terão uma base de valor já estabelecida e apresentarão o orçamento com rapidez – destacando-se de outras vidraçarias.

Disponibilize canais ágeis para agendamento

 Atualmente, as pessoas costumam ter mais afinidade com os canais digitais – já que são julgados como mais rápidos – então, disponibilize diversos meios online de agendamento. 

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Vale criar um campo exclusivo para o serviço em seu site oficial (se for em formato de calendário, melhor ainda), divulgar um endereço de e-mail e número de WhatsApp (sempre configurando como conta comercial) e ter alguém da equipe monitorando as redes sociais (directs do Instagram e mensagens do Facebook).

Classifique o serviço em grupos pré organizados

Produza uma forma de classificação de serviços dentro da agenda de instalação. 

Ao catalogar a atividade, você estará simplificando o desenvolvimento do orçamento e as informações que serão transmitidas aos funcionários que irão ao local. 

Após criar o cadastro do cliente – falaremos sobre a seguir – adicione um campo na ficha com a natureza do projeto. Geralmente, são: manutenção, produção ou instalação.

Cadastre por completo o cliente com informações do serviço atualizadas 

Uma das maneiras mais eficientes de não perder contato com a sua clientela é a instalação de um cadastro online com todos os dados dos consumidores.

Alguns meios são importantes inclusive para marketing e ofertas posteriores como e-mail e telefone. 

Nesta ficha, você pode inclusive atribuir informações do projeto e o estágio em que a obra/instalação está. E, para uma organização ainda mais completa, também vale adicionar os funcionários responsáveis pelo trabalho. Caso o cliente peça a mesma equipe futuramente, já estará ciente de que são.

Oriente o consumidor dos detalhes do processo

Quando falamos sobre a agenda de instalação é importante ressaltar que também estamos trazendo o lado do cliente para a questão e não exclusivamente o da empresa. Ou seja, é de extrema importância que haja uma orientação prévia sobre os protocolos passados ao contratante. 

O foco são questões básicas e práticas de como arrumar a casa para receber o serviço. Por exemplo: como preparar a área ou cômodo em que ocorrerá a instalação, se precisa forrar o chão e os móveis ou  retirar alguns utensílios do ambiente.

Forneça informações sobre a manutenção do produto ou serviço prestado

Da mesma forma em que é importante informar o cliente antes da prestação de serviço, é imprescindível uma comunicação após a instalação.

Nossa dica é desenvolver um passo a passo para uma boa manutenção e limpeza e compartilhar ao fim do projeto junto aos contatos da empresa – pode ser tanto de maneira impressa como digital.

Transporte do produto 

O transporte das peças a serem instaladas, em maioria, é responsabilidade da vidraçaria ou empresa de esquadrias. Por essa razão, ele deve ser um dos tópicos presentes na agenda de instalação com orientações aos funcionários. 

E, claro, a criação de uma planilha de datas e horários de entrega alimentadas com frequência ajuda muito no planejamento de todas as equipes participantes do projeto.

Peça feedback 

Para construir uma boa imagem é preciso ouvir o que o mercado diz sobre sua empresa. Ofereça um canal de feedback para a sua clientela e mantenha um diálogo aberto com eles. Isso irá aproximá-lo e proporcionar mais conhecimento sobre o que esperam de seus serviços. 

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Nosso conselho é acrescentar este retorno à ficha cadastral do cliente, o que servirá como uma base para futuros negócios com o mesmo.

Desenvolva um diálogo e diretrizes com sua equipe caso a instalação não saia como o planejado

Um dos pilares de montar uma agenda de instalação é também se preparar para possíveis problemas ao longo do processo. O conselho aqui é implementar alguns direcionamentos para que seus funcionários saibam contornar as possíveis situações com agilidade. 

E, antes de destacar algumas regras, vale uma conversa franca com a equipe que está em contato direto com os cliente – lidando com mais frequência com estes cenários.

Mantenha todos os arquivos atualizados

Como já ressaltamos, no decorrer do texto, o intuito deste plano é facilitar e acelerar o diálogo com quem está solicitando os seus serviços e ainda melhorar a sua comunicação interna entre departamentos e funcionários.

Para isso, não há nada mais eficaz do que arquivos e documentos atualizados com todos os passos do projeto, status e contatos. Uma empresa organizada atrai ainda mais clientela. 

Todos os itens acima vão garantir mais qualidade de trabalho e maior êxito nas tarefas oferecidas em sua vidraçaria ou empresa de esquadrias, então, vamos colocar em prática?

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